Abläufe als Dokument
Jeder Ablauf ist beschrieben: welcher Schritt nach welchem kommt, welche Frist gilt, wer entscheidet. Diese Beschreibung wird ausgeführt, und ein Prüfer kann sie lesen.
Malin
Malin ist unsere eigene Plattform für Abläufe in kleinen und mittleren Betrieben. Sie hält Kontakte, Dokumente, Aufgaben und Zeiten an einem Ort und führt wiederkehrende Schritte selbst aus. Wir richten Malin für Ihren Betrieb ein und bauen, was noch fehlt.
Grundsätze
Wie Malin arbeitet.
Regeln als Tabellen
Entscheidungen wie „welcher Brief geht an wen“ stehen in Tabellen mit Versionsnummer. Bei jeder Entscheidung ist gespeichert, welche Regel gegriffen hat.
Lückenloses Protokoll
Jede Änderung wird mit Urheber und Zeit in einem verketteten Protokoll gespeichert. Eine nachträgliche Änderung fällt auf.
Der Mensch gibt frei
Was Geld, Kunden oder Löschen betrifft, entscheidet eine Person.
Bausteine
Die Bausteine von Malin.
Shop und Druck
Bestellungen bis zur Druckerei
Malin verfolgt jede Shop-Bestellung über den Druckeditor bis zur Druckerei. Hängt eine Bestellung, kommt eine Meldung mit der Stelle, an der sie steht. Im Einsatz bei Shops mit Druckprodukten.
Druckdateien
Die Druckdateien jeder Bestellung werden archiviert und unter einem Namen heruntergeladen, den der Betrieb festlegt, etwa Bestellnummer, Artikel und Menge.
Lieferfristen
Jede Bestellung hat eine Frist. Reißt sie, meldet Malin das, bevor der Kunde nachfragt.
Shopify-Apps
Erneut bestellen mit allen Personalisierungen, Bestellungen im Admin kopieren und ändern, Produktoptionen als eigene Positionen im Warenkorb.
Anbindung an die Warenwirtschaft
Bestellungen gehen als XML-Datei per SFTP an ein ERP wie SAP, Stornos und Erstattungen werden abgeglichen.
Dokumente und Post
Scan-Eingang
Netzwerk-Scanner legen ohne PC ab. Malin liest den Text, erkennt Absender, Briefart und Aktenzeichen, benennt die Datei und legt sie in den richtigen Ordner.
Archiv
Dokumente werden verschlüsselt abgelegt, mit Aufbewahrungsfrist je Dokumentart. E-Rechnungen und PDF/A werden beim Eingang geprüft. JEP kann Ihre Dokumente nicht lesen.
Eingang
E-Mails, Chat-Nachrichten und Scans landen an einer Stelle. Malin schlägt vor, wohin etwas gehört. Sie bestätigen mit Ja oder Nein, dann wird abgelegt.
Briefe aus Vorlagen
Ein Ablauf füllt Briefe und Nachrichten aus Ihren Vorlagen und legt sie als Entwurf vor. Verschickt wird erst nach Freigabe.
Suche über alles
Eine Suche über Dokumente, Kontakte, Aufgaben und Vorgänge.
Kunden und Vertrieb
Kontakte
Firmen, Personen und Anfragen mit ihrem Verlauf, mit Feldern, die Ihre Branche braucht, und dem nächsten Schritt. Ein gewonnener Auftrag legt die Aufgabe für die Umsetzung an.
Anrufliste
Die Liste kommt aus Ihrem CRM, die Telefonanlage wählt automatisch die nächste Nummer, das Ergebnis wird zurückgeschrieben. Gespräche werden weder aufgezeichnet noch ausgewertet.
Anrufe und Nachrichten am Kontakt
Anrufe aus der Telefonanlage und Nachrichten aus Chat-Kanälen erscheinen beim zugehörigen Kontakt.
Abläufe
Abläufe
Fristen, Wartezeiten, Entscheidungen und Aufgaben für Menschen in einem beschriebenen Ablauf. Im Einsatz bei Shop-Bestellungen.
Entscheidungstabellen
Regeln stehen in Tabellen, die Sie lesen und ändern können. Jede Änderung ist eine neue Version.
Meldungen
Malin meldet sich in Slack oder Element und legt Aufgaben in der Projektverwaltung an. Kommt eine Meldung nicht an, merken wir es.
Finanzen
Angebote und Rechnungen
Angebote mit Teilleistungen, Rechnungen als geprüfte E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), abgelegt im Archiv.
Buchhaltung
Kontoauszüge einlesen und Belegen zuordnen, Buchungen nach Regeltabellen, Anlagen mit Abschreibung. Über eine Buchung entscheidet nie ein Sprachmodell.
Zeit und Projekte
Projekte und Aufgaben
Kunden, Projekte, Aufgaben, Dokumente und Planung, bedienbar mit der Tastatur. Im Einsatz bei JEP, jeden Tag.
Zeiterfassung
Arbeitszeit, Pausen nach Arbeitszeitgesetz, Überstunden, Urlaub und Feiertage, Timer auf mehreren Geräten. Zeiten je Aufgabe gehen in die Abrechnung.
Vom Gespräch zum Angebot
Aus Gesprächsnotizen, Mails und Begehungen entsteht eine Beschreibung von Ist und Soll und daraus ein Angebot.
Für Trainer
Check-ins, Trainings- und Ernährungsplan je Person, auf Basis der Zeiterfassung.
Zusammenarbeit und Nachweise
Feedback zu Websites und Bildern
Kunden setzen Kommentare direkt auf eine Website oder ein Bild, ohne dass auf der Website etwas installiert wird. Jede Freigabe wird festgehalten.
Datenschutz-Nachweise
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und technische Maßnahmen, mit automatischer Prüfung auf Lücken.
Pflichten mit Fundstelle
Aufbewahrungsfristen und Pflichten aus deutschem, schweizerischem und EU-Recht stehen mit Fundstelle im System. Jede Funktion zeigt, welche Pflicht sie abdeckt.
Kundenportal
Sie sehen Ihren Stand, offene Entscheidungen, Nachweise und Rechnungen auf einer Seite.
Ohne Etikett: gebaut und ausgeliefert. „In Kürze“: gebaut, startet in den nächsten Tagen oder Wochen. „In Arbeit“: teilweise gebaut. „Geplant“: beschlossen, noch nicht gebaut.
KI-Assistenz
KI-Assistenz auf eigenen Servern.
Malin kann Dokumente lesen, zuordnen und Aufgaben vorbereiten. Für Daten unter Berufsgeheimnis nutzen wir nur Modelle auf unseren Servern in Deutschland. Was ein Modell vorschlägt, bestätigt ein Mensch, und über Buchungen entscheidet nie ein Modell.
Beispiel
Beispiel: Post in einem Betreuungsbüro.
Beispiel · Eingehende Post mit Freigabe
- 1Brief wird gescanntam Netzwerk-Scanner, ohne PC
- 2Text erkanntAbsender, Aktenzeichen, Art des Bescheids
- 3Betreute Person zugeordnetaus den eigenen Akten
- 4Entwurf und Frist angelegt Weiterleitung an Heim oder Amt, Aufgabe zum Termin
- 5Freigabeeine Person prüft und schickt ab
Beispielablauf mit erfundenen Daten. Jeder Betrieb bekommt seinen eigenen.
Vorgehen
So richten wir Malin ein.
Zuhören
Wir sehen uns an, wie Ihr Betrieb heute arbeitet und wo es hakt.
Ablauf aufschreiben
Gemeinsam halten wir fest, wer was wann tut.
In Malin einrichten
Aus Bausteinen entsteht Ihr Ablauf. Sie testen früh mit, auf Wunsch mit Testdaten.
Verbessern
Wir messen, was wirklich genutzt wird, und ändern, was nicht gebraucht wird.
Daten und Betrieb
Ihre Daten.
Daten in Deutschland Malin läuft auf Servern in Deutschland, die wir selbst betreiben. Betrieb bei Ihnen im Haus: in Vorbereitung.
Getrennt je Kunde Die Daten jedes Kunden sind in der Datenbank von denen anderer Kunden getrennt.
Export jederzeit Sie können Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren.
Für Berufsgeheimnisträger Bei Archiv und Post ist technisch ausgeschlossen, dass JEP Ihre Dokumente liest.
In Arbeit
Woran wir gerade bauen.
- Anrufliste für ein Immobilienunternehmen: Probe mit dem Kunden
- Post-Erkennung für ein Betreuungsbüro: Regeln für Bescheide und die Akte
- Shop-Anbindung an eine SAP-Warenwirtschaft
- Archiv und Scan-Eingang: erster Einsatz
- Buchhaltung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahresprüfung
- Betrieb bei Ihnen im Haus: in Vorbereitung
Kontakt
Sprechen wir über Ihr Vorhaben.
Telefon+49 421 989 959 49E-Mailinfo@jep-dev.com
JEP · Johannes Eimer Production Kommodore-Johnsen-Boulevard 32
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